Десять шагов к эффективному управлению временем.

[Аниксун]

Никогда не хватит времени, чтобы достичь всего, но очень часто, мы используем неправильно даже то время, которым мы располагаем. Если вы чувствуете, что перегружены работой или вам не хватает времени, попробуйте использовать как минимум несколько из следующих советов в вашей повседневной рабочей жизни.

1. Знайте свои приоритеты. Прежде чем планировать своё время, вам необходимо построить чёткую картину того, что необходимо выполнить в первую очередь, что оставить на потом или отсрочить. Вы должны определить приоритеты своих задач.

2 Составьте расписание для решения своих задач. Контролируете ли вы то, как проводите своё время. Вам необходимо убедиться, что вы тратите своё время в соответствии со своими приоритетами и предпочтениями. Сделайте расписание вашего времени для завершения своих действий. Определите дни, в которые вы будете совершать звонки или отвечать на них. Выделяя время для своих приоритетов, вы будете уверены, что ваша жизнь не будет захвачена приоритетами других людей.

3. Организуйте свой рабочий стол. Беспорядок на вашем рабочем столе может подавлять вас, он отвлекает вас от выполнения задач, а также занимает у вас время на поиск необходимых бумаг. В конце каждого дня находите хотя бы пять минут на организацию вашего рабочего стола.

4. Разработайте систему распределения задач на вашем столе. Создайте файлы для ваших бумаг, и держите их на поверхности вашего рабочего стола. Используйте систему распределения своих задач по срочности и важности, наиболее подходящую вам самим. Вы можете использовать любой расширяемый файл, который вы держите на рабочем столе, или один из ваших ящиков стола с файлами. Если у вас есть система, очистите стол и приложите усилия к созданию ясности и порядка.
Файл «СЕГОДНЯ» для бумаг, работа с которыми должна быть выполнена сегодня.

Файл «ЭТА НЕДЕЛЯ» для бумаг, работа с которыми должна быть выполнена на этой неделе.

Файл «ЧТЕНИЕ» для вещей, которые необходимо прочитать, можете брать это с собой, когда вы путешествуете.

Файл «СООБЩЕНИЯ» для бумаг, содержащих отчёты и доклады которые необходимо огласить.

Файл «ИДЕИ» для списка идей и другой соответствующей информации, ссылок. Если к вам пришла хорошая идея, кратко запишите её в этот список, чтобы не забыть о ней. Обращайтесь к этому файлу для решения проблем или планирования.

Файл «ДЕЙСТВИЯ» - список действий, он будет обсуждён в пятом пункте этой статьи.

Файл «ПРОЧЕЕ» - для всего остального.

5. Держите единый список действий. Заведите список действий с ожидаемыми сроками завершения. В конце каждого дня вносите в этот список новые действия, следуя расписанию для решения задач.

[Аниксун]

6. Очищайте входящие сообщения. Держите свой почтовый ящик чистым. Анализируйте свою входящую почту регулярно. Отвечайте на письма, тратя не больше одной минуты на каждый ответ, если ответ может занять значительное время, или же требует некоторых размышлений для ответа, перемещайте это письмо в папку «Действия», к которой вы вернётесь, когда у вас будет больше времени.

7. Сократите помехи. Установите руководящие принципы о том, когда мы можете быть прерваны, и когда вас не следует беспокоить, следуйте этим принципам. Например, вы можете решить не отвечать на входящие звонки во время работы над конкретным проектом. Вы можете закрыть дверь кабинета и оповестить всех, что вас не следует тревожить, также установив политику открытых дверей в определённые периоды времени.

8. Перерасход времени. Многие из нас слишком требовательно относятся к своему времени. Научитесь ставить достижимые сроки, пересматривайте свой текущий список действий, прежде чем принимать новые задачи. Дайте себе больше времени на совершение действий, чем, как вы думаете, это займёт. При необходимости скажите «нет». Помните, что люди предпочли бы услышать, что вы не можете сделать что-то, особенно если вы не уверены, что сможете сделать всё вовремя. Просто скажите «нет», этим вы дадите возможность людям найти другой способ решения своих задач.

9. Думайте в долгосрочной перспективе. Вы принимаете различные решения, полагаясь на линзу, через которую вы рассматриваете любой вопрос, просьбу, дилемму. Люди часто обязуют себя к совершению проекта, потому что это выглядит хорошо в краткосрочной перспективе. Держите полную картину в своём разуме и предопределите долгосрочные последствия, прежде чем браться за проект.

10. Завершающий недельный обзор и очистка. Пятница – отличный день для подведения итогов. Определите 30 минут в вашем расписании для ведения завершающего недельного обзора.
Обработайте свои заметки. Сделайте обзор журнальных записей, отметок заседаний и других заметок, превратите их в соответствующие пункты действий.

Сделайте обзор расписания действий прошлой недели, обновите список действий.

Проверьте свою электронную почту для реализации действий, перемещения некоторых сообщений для дальнейшего рассмотрения в свободное время.

Сделайте обзор списка действий и отметьте все завершённые действия.

Совершите регулярные действия по обслуживанию, например, резервное копирование файлов компьютера, полив растений и так далее.

Очистите свою голову путём записи идей, создания расписания необходимых для завершения действий, пересмотра расписания на следующую неделю и планирования времени.

Помните, время ваш самый главный союзник или враг. Если вы будете использовать его грамотно, оно перейдёт на вашу сторону и поможет вам в эффективном решении задач.